SEPA isplata putnih troškova – od naloga do banke
Putni nalozi su odobreni. Dnevnice su obračunate. Računi priloženi. Sad dolazi dio koji nitko ne voli: isplata.
U praksi to znači: otvoriti svaki nalog, zbrojiti troškove i dnevnice, oduzeti predujam, prepisati IBAN zaposlenika, napraviti nalog za plaćanje u banci — i tako za svakog zaposlenika posebno. Kad imate tri zaposlenika s po dva putna naloga, to je šest naloga koje ručno obrađujete.
Locco taj posao svodi na dva klika: kreirajte isplatu i preuzmite XML. Gotovo.
Dva načina isplate
Bankovna doznaka (SEPA)
Za tvrtke koje isplaćuju putne troškove na račun zaposlenika — što je najčešći scenarij — locco generira SEPA XML datoteku u formatu koji hrvatske banke prihvaćaju (ISO 20022 pain.001.001.09). Tu datoteku učitate u internetsko bankarstvo i banka izvršava sve isplate odjednom.
Nema ručnog upisivanja IBAN-ova. Nema prebrojavanja iznosa. Jedna datoteka — sve isplate.
Gotovinska isplata
Za tvrtke koje isplaćuju putne troškove u gotovini (dopušteno za manje iznose), locco nudi pojednostavljeno praćenje bez generiranja XML-a. Označite naloge kao isplaćene gotovinom i sustav ih evidentira — korisno za evidenciju i JOPPD prijavu.
Gotovinska isplata je dostupna na svim planovima, uključujući besplatni.
Kako radi SEPA isplata u loccu
1. Widget na naslovnoj stranici
Čim imate odobrene naloge koji čekaju isplatu, na naslovnoj stranici pojavljuje se widget s ukupnim iznosom, brojem naloga i brojem zaposlenika. Jedan klik na “Obradi isplatu” vodi vas na stranicu za isplate.
2. Odabir naloga
Na stranici za isplate vidite sve odobrene naloge koji još nisu isplaćeni. Svaki nalog prikazuje broj naloga, ime zaposlenika, IBAN i ukupni iznos. Možete odabrati sve naloge odjednom ili samo pojedine.
3. Kreiranje isplate
Kliknete “Kreiraj isplatu” — sustav validira podatke (jesu li IBAN-ovi ispravni, jesu li nalozi odobreni), grupira naloge po zaposleniku i stvara seriju isplate s automatskim brojem.
4. Preuzimanje SEPA XML-a
Nakon kreirane serije, jednim klikom preuzimate XML datoteku. Naziv datoteke sadrži OIB tvrtke i datum — npr. SEPA.12345678901.20260203.0001.xml. Tu datoteku učitate u internetsko bankarstvo vaše banke.
Što sustav radi u pozadini
Grupiranje po zaposleniku
Ako zaposlenik ima tri putna naloga u istoj seriji, locco ih grupira u jednu bankovnu transakciju. Umjesto tri zasebna plaćanja, banka izvršava jedno — s ukupnim iznosom svih naloga tog zaposlenika.
To znači manje transakcijskih troškova i pregledniji izvod.
Obračun neto iznosa
Za svaki nalog sustav računa:
Troškovi (koje je zaposlenik platio) + dnevnice + kilometraža - predujam = iznos za isplatu
Troškovi plaćeni karticom tvrtke ili fakturom automatski se isključuju jer ih tvrtka nije dužna nadoknaditi zaposleniku. Samo troškovi koje je zaposlenik platio iz vlastitog džepa ulaze u isplatu.
Oznaka isplate i zaključavanje
Kad stvorite seriju, svi uključeni nalozi dobivaju oznaku isplate i datum. Od tog trenutka nalozi su zaključani — ne mogu se mijenjati. To osigurava integritet podataka: iznos koji je isplaćen odgovara iznosu u sustavu.
SEPA XML — što sadrži datoteka
Generirana XML datoteka prati ISO 20022 standard (pain.001.001.09) i sadrži:
- Podatke o tvrtki (platitelju): naziv, OIB, IBAN, BIC
- Transakcije: jedna po zaposleniku, s IBAN-om, BIC-om, iznosom i opisom
- Referenca plaćanja: brojevi putnih naloga (npr. “Putni troskovi: 1/26, 2/26”)
- Datum izvršenja: datum kreiranja serije
Datoteka prolazi XSD validaciju prema SEPA shemi — znači da ju banka neće odbiti zbog tehničkih grešaka u formatu.
Primjer: tri zaposlenika, pet naloga, jedna isplata
Recimo da imate:
| Zaposlenik | Nalog | Troškovi | Dnevnice | Predujam | Za isplatu |
|---|---|---|---|---|---|
| Ana Horvat | 1/26 | 350,00 € | 120,00 € | 0,00 € | 470,00 € |
| Ana Horvat | 3/26 | 85,00 € | 60,00 € | 0,00 € | 145,00 € |
| Marko Babić | 2/26 | 220,00 € | 180,00 € | 100,00 € | 300,00 € |
| Ivana Kovač | 4/26 | 0,00 € | 240,00 € | 0,00 € | 240,00 € |
| Ivana Kovač | 5/26 | 150,00 € | 60,00 € | 50,00 € | 160,00 € |
Odaberete svih 5 naloga i kliknete “Kreiraj isplatu”. locco generira seriju s tri transakcije:
| Transakcija | Zaposlenik | Nalozi | Iznos |
|---|---|---|---|
| 1 | Ana Horvat | 1/26, 3/26 | 615,00 € |
| 2 | Marko Babić | 2/26 | 300,00 € |
| 3 | Ivana Kovač | 4/26, 5/26 | 400,00 € |
| Ukupno | 5 naloga | 1.315,00 € |
Pet naloga, tri zaposlenika — tri transakcije u jednoj XML datoteci. Učitate u banku i gotovo.
Što ako pogriješite?
Krivi nalozi u seriji? Krivi iznos? Nema problema — seriju možete poništiti. Poništavanje serije automatski otključava sve uključene naloge: vraćaju se u status “odobren” i ponovo su dostupni za isplatu.
Jedini uvjet: ako ste XML već učitali u banku i banka je izvršila plaćanje, poništavanje u loccu ne stornira bankovnu transakciju. U tom slučaju morate kontaktirati banku.
Zašto je ovo važno
Ručna isplata putnih troškova za 10 naloga može trajati 30+ minuta — zbrajanje troškova, kopiranje IBAN-ova, kreiranje pojedinačnih naloga za plaćanje. I svaki korak je prilika za grešku: krivi iznos, krivi IBAN, zaboravljen predujam.
S loccom:
- Bez ručnog računanja — sustav automatski obračunava neto iznos po zaposleniku
- Bez prepisivanja IBAN-ova — podaci zaposlenika su već u sustavu
- Jedna datoteka za banku — umjesto N pojedinačnih naloga za plaćanje
- Grupiranje smanjuje naknade — jedna transakcija po zaposleniku umjesto jedne po nalogu
- Puna revizijska trasa — tko je što isplatio, kada i koliko
A u kombinaciji s automatskim JOPPD-om, imate kompletnu sliku: od ispunjavanja putnog naloga do isplate i porezne prijave — sve u jednom sustavu.
Često postavljana pitanja
Koji format koristi SEPA XML? ISO 20022 pain.001.001.09 — standard koji prihvaćaju hrvatske banke za kreditne transfere u eurima. Datoteka prolazi XSD validaciju prije preuzimanja.
Trebam li plaćeni plan za SEPA isplate? Za preuzimanje SEPA XML datoteke potreban je plaćeni plan. Gotovinska isplata (bez XML-a) dostupna je na svim planovima, uključujući besplatni. Probajte besplatno na locco.hr ili pogledajte kako početi s loccom.
Mogu li u jednoj seriji isplatiti i putne naloge i loko vožnju? Da. Na stranici za isplate možete odabrati bilo koju kombinaciju odobrenih naloga — putne naloge, loko vožnje ili oboje. Sustav grupira sve iznose po zaposleniku u jednu transakciju, bez obzira na vrstu naloga.
Mogu li isplatiti samo neke naloge, a ne sve? Da. Na stranici za isplate možete odabrati proizvoljnu kombinaciju naloga. Nije potrebno isplatiti sve odjednom — možete kreirati seriju za jednog zaposlenika ili za specifično putovanje.
Kako izgleda referenca plaćanja na izvodu? Svaka transakcija sadrži opis s brojevima putnih naloga — npr. “Putni troskovi: 1/26, 2/26”. To olakšava praćenje i povezivanje bankovnog izvoda s evidencijom u loccu.
Za vise o putnim troškovima pogledajte vodič za putne naloge. Za automatski obračun dnevnica: kako locco računa umjesto vas. Za JOPPD prijavu putnih troškova: JOPPD i putni nalozi.
Spremni pojednostaviti putne naloge?
Isprobajte locco besplatno — bez kreditne kartice, do 10 naloga godišnje.
Započnite besplatno
