Digitalizacija putnih troškova – bespapirno poslovanje

Bespapirno poslovanje nije pitanje hoće li — nego kada. E-račun je već obvezan, komunikacija s Poreznom i FINOM odavno je digitalna, a sve više tvrtki shvaća da nema smisla držati papir tamo gdje ga zakon ne traži.

Pitanje je samo: odakle krenuti?

Putni troškovi — najlogičniji prvi korak

Od svih poslovnih procesa koje tvrtka može digitalizirati, putni troškovi su zahvalan početak. Evo zašto.

Proces je jasan i ponovljiv. Nalog se izda, zaposlenik otputuje, vrati se, priloži račune, nadređeni odobri, računovodstvo obračuna, zaposleniku sjeda isplata. Svaki put isto. Takav proces lako je prebaciti u digitalni oblik jer nema iznenađenja.

Broj papira je velik. Za svako putovanje izdaje se putni nalog, izvješće s puta, račune za gorivo, parking, cestarinu — i sve to u fizičkom obliku, za svakog zaposlenika, svaki put. U tvrtki s dvadesetak ljudi koji redovito putuju, to su stotine papira godišnje.

Ne dira ostatak poslovanja. Digitalizacija putnih troškova ne zahtijeva promjenu računovodstvenog softvera, ne dira fakture, ne traži integracije s bankom. Može funkcionirati kao zaseban projekt, neovisno o ostatku IT-a.

Kako to izgleda u praksi

Zamislite ponedjeljak u tvrtki koja još radi sve na papiru. Zaposlenik se vratio s puta u petak — danas dolazi s hrpom računa, sjeda za Excel, ispunjava, ispisuje, nosi na potpis. Nadređeni potpisuje kad stigne. Papir ide u računovodstvo. Tamo se podaci prepisuju ručno, priprema se JOPPD, isplata čeka sljedeći ciklus. Zaposlenik dobije novac za dva tjedna.

U digitalnom procesu isti zaposlenik fotografira račun čim ga dobije — na benzinskoj, izlazeći iz taksija, plaćajući parking. Aplikacija čita podatke s fotografije. Nalog se popunjava usput, ne tjedan dana kasnije. Nadređeni odobri s mobitela. Obračun i JOPPD se generiraju automatski.

Razlika nije u tehnologiji. Razlika je u broju dana između završetka puta i isplate.

Konkretno: tvrtka s 20 zaposlenika koji putuju dva puta mjesečno obrađuje 40 naloga. Ako svaki nalog traži 30 minuta ručnog unosa, to je 20 sati mjesečno — samo na prepisivanju brojki. U digitalnom procesu to pada na pregled i potvrdu gotovog obračuna.

Što kaže zakon

Zakon o računovodstvu dopušta elektroničku pohranu poslovnih dokumenata — uključujući putne naloge, izvješća s puta i prateću dokumentaciju. Uvjet: dokumenti moraju biti čitljivi, cjeloviti i dostupni inspektorima kad zatreba.

Elektronički potpisi su valjani. Zaposlenik može potpisati nalog digitalno, nadređeni odobriti u aplikaciji, a računovođa ovjeriti — bez fizičke prisutnosti ikoga.

Rok čuvanja ostaje isti: minimalno 11 godina.

Prije uvođenja digitalnog procesa, dogovorite detalje s vašim računovodstvom — posebno oko pohrane računa i prihvatljivih formata za poreznu dokumentaciju.

Kako početi

1. Definirajte tko odobrava. Digitalni sustav preslikava stvarnu hijerarhiju odobravanja — tko odobrava čije naloge, koliko razina potpisa. Ako hijerarhija nije jasna, ovo je prilika da je sredite. Sustavi poput locca podržavaju višestupanjsko odobravanje koje preslikava vašu organizacijsku strukturu.

2. Odredite što zaposlenik prilaže. Gorivo, cestarina, parking, smještaj — račun je obvezan. Dnevnice se obračunavaju paušalno i ne traže račun. Što manje nedoumica, to manje pogrešno popunjenih naloga.

3. Krenite s jednim timom. Pilot na domaćim putovanjima jednog odjela lakše se ispravlja nego odjednom cijela tvrtka.

4. Usporedite prije i poslije. Koliko dana sad traje obrada jednog naloga? Kad to padne na jedan dan, imate argument za proširenje.

Često postavljana pitanja

Je li digitalna pohrana putnih naloga zakonski prihvatljiva?

Da. Zakon o računovodstvu dopušta elektroničku pohranu uz uvjet čitljivosti i dostupnosti za nadzor. Elektronički potpisi jednako vrijede kao vlastoručni.

Trebam li čuvati originalne papirnate račune uz digitalne kopije?

Digitalna kopija u pravilu je dovoljna, ali preporučujemo da konkretnu praksu potvrdite sa svojim računovodstvom.

Koliko dugo trebam čuvati dokumentaciju?

Minimalno 11 godina, prema Zakonu o računovodstvu.

Mogu li zaposlenici potpisivati putne naloge elektronički?

Da. Elektronički potpis je zakonski valjan za putne naloge u Hrvatskoj.

Odakle krenuti?

Odredite tko odobrava, što se prilaže i počnite s jednim timom. Rezultati digitalizacije putnih troškova vide se već u prvom tjednu.

---

Članak objavljen u ožujku 2026. Regulatorni okvir temelji se na Zakonu o računovodstvu (NN 78/15, 134/15, 120/16, 116/18, 42/20, 47/20, 114/22, 82/23) i aktualnoj praksi Porezne uprave. Za specifične slučajeve vezane uz PDV pretporez i prihvatljivost digitalne dokumentacije, konzultirajte ovlaštenog poreznog savjetnika. Izvori: Porezna uprava · Narodne novine

Povezani članci: Kako digitalizirati putne troškove – OCR i mobilni pristup | Što je putni nalog i kako funkcionira? | Najčešće greške na putnim nalozima | Odobravanje putnih naloga: kako ubrzati proces | Što provjeravaju inspektori na putnim nalozima