Kako digitalizirati putne troškove – OCR i mobilni pristup

Zaposlenik se vratio s puta. Iz džepa vadi izgužvani račun za gorivo, iz torbe potvrdu za parking, iz maila rezervaciju hotela. Sjeda za Excel, pokušava rekonstruirati tjedan koji je prošao. Ispunjava, ispisuje, nosi na potpis. Nadređeni potpisuje kad stigne. Papir odlazi u računovodstvo. Tamo se brojke ručno prepisuju u sustav, priprema JOPPD, čeka isplatni ciklus.

Novac stiže za dva tjedna. Ponekad tri.

Ovaj scenarij se ponavlja svaki tjedan u tisućama tvrtki. Ne zato što je netko odlučio da je dobar — nego zato što se nikad nitko nije zaustavio i pitao: može li drugačije?

Može. I ne traži veliku implementaciju.

Što zapravo znači digitalizirati putne troškove

Ne znači prebaciti papirnati obrazac u Excel. Znači promijeniti način na koji informacija putuje — od trenutka kad zaposlenik plati račun do trenutka kad mu sjedne isplata.

Konkretno:

• Račun se evidentira odmah — na benzinskoj, izlazeći iz taksija, plaćajući parking. Ne iz sjećanja tjedan dana kasnije.
• Podaci se ne upisuju dvaput — sustav čita račun s fotografije i popunjava polja. Računovođa ne prepisuje iste brojke iz papira.
• Odobrenje ne čeka povratak u ured — nadređeni odobrava s mobitela, bez obzira gdje se nalazi.
• Obračun se generira sam — dnevnice, kilometraža, JOPPD — bez kalkulatora i ručnog izračuna.

Rezultat: nalog koji je nekad trajao tjedan dana od predaje do isplate sad traje jedan dan.

Račun nastaje digitalno — odmah

Najslabija karika papirnatog procesa nije računovodstvo ni odobravanje. Najslabija karika je trenutak kad zaposlenik dobije račun.

Papirić ide u džep. Džep ide u pranje. Ili se račun zgužva, ili se zaboravi, ili se ispostavi da je termalni ispis izblijedio do neprepoznatljivosti. Tjedan dana kasnije zaposlenik pokušava rekonstruirati koliko je potrošio i gdje.

Tu pomaže automatsko prepoznavanje teksta s fotografije (OCR). Zaposlenik fotografira račun čim ga dobije. Sustav prepoznaje iznos, datum i naziv dobavljača te ih upisuje u nalog. Fotografija ostaje priložena.

Što kad OCR pogriješi?

Legitimno pitanje — i dobro je da se postavlja. OCR nije savršen. Ponekad krivo pročita iznos, posebno na izblijedjelim termalnim ispisima ili uz loše osvjetljenje.

Zato OCR ne radi sam. Zaposlenik uvijek vidi što je sustav prepoznao i potvrđuje ili ispravlja prije slanja. OCR ubrzava unos — ne zamjenjuje ljudsku provjeru. Odgovornost za točnost ostaje na osobi koja predaje nalog, jednako kao i kod papirnatog procesa.

U praksi: čitljive račune OCR čita pouzdano. Za rubne slučajeve, korisnik ispravi u par sekundi — što je i dalje brže od upisivanja ispočetka.

Bitno: OCR je alat za unos podataka. Fotografija računa nije pravni zamjenski dokument — za troškove uz koje se traži račun (gorivo, cestarina, parking), original ostaje relevantan.

Nalog se predaje s terena — bez čekanja

Zaposlenik koji je na putu ne mora čekati povratak u ured da preda nalog. Otvori preglednik na mobitelu, prijavi se i ima jednak pristup kao na stolnom računalu. Nalog s priloženim računima šalje u jednom koraku — bez instalacije, bez posebne aplikacije.

Za tvrtku to znači: nema gomilanja naloga za petak popodne, nema zaboravljenih troškova, nema situacije “moram čekati da se vratim u ured”.

Odobravanje i obračun bez čekanja

U papirnatom procesu odobravanje je fizički čin — papir mora biti na pravom stolu u pravo vrijeme. Ako je nadređeni na putu, nalog čeka. Ako je računovođa na bolovanju, isplata stoji.

U digitalnom procesu odobravanje je obavijest. Nadređeni je otvori, provjeri nalog, odobri ili vrati na ispravak — iz vlaka, iz auta, između dva sastanka. Zaposlenik može dobiti odobrenje dok je još na putu.

Nakon odobrenja, obračun se generira automatski:

• Dnevnice — sustav računa prema trajanju puta: dulje od 12 sati = puna dnevnica (30,00 €), od 8 do 12 sati = pola dnevnice (15,00 €), kraće od 8 sati = bez dnevnice. Umanjenja za osigurane obroke (30 % za doručak, 60 % za ručak ili večeru) primjenjuju se automatski.
• Kilometraža — prijeđeni kilometri pomnoženi sa stopom do 0,50 €/km.
• JOPPD — priprema se automatski za sve neoporezive naknade.

Računovođa dobiva gotov obračun za pregled — ne hrpu papira za ručnu obradu. Procjena uštede: umjesto 30–40 minuta ručnog unosa po nalogu, pregled i potvrda gotovog obračuna.

Što se mijenja, a što ostaje

Digitalizacija ne ukida zakonske obveze. Mijenja se format i brzina — ne sadržaj koji propisi traže.

Ostaje obvezno:

• Putni nalog mora biti izdan prije polaska na put
• Izvješće s puta je obvezni prilog
• Dokumentacija se čuva minimalno 11 godina
• Potpisi su obvezni (mogu biti elektronički)

Može se digitalizirati bez ograničenja:

• Putni nalog i izvješće s puta — u potpunosti digitalno
• Dnevnice i smještaj — ne zahtijevaju prilaganje računa
• Potpisi — mogu biti elektronički

Dogovoriti s računovodstvom:

• Gorivo, cestarina, parking — računi su obvezni. Provjerite s računovođom treba li čuvati originale ili je digitalna kopija dovoljna.

Tko ima koristi

Zaposlenici — predaju nalog odmah, ne gomilaju papire i ne rekonstruiraju troškove iz sjećanja. Isplata stiže brže.

Nadređeni — odobravaju s mobitela, imaju pregled svih naloga bez pregledavanja fascikala.

Računovodstvo — prima strukturirane podatke umjesto papirnatih hrpa. Umjesto 30–40 minuta ručnog unosa po nalogu — pregled i potvrda gotovog obračuna.

Uprava — vidi ukupne troškove putovanja u svakom trenutku, može pratiti trendove i donositi informirane odluke. Koliko je potrošeno na gorivo ovaj kvartal? Koji odjel putuje najviše? Odgovori su dostupni odmah, ne nakon ručnog izvlačenja iz Excela.

Kako početi

Prelazak na digitalni proces ne traži dugotrajnu implementaciju. Tvrtke koje su prešle na locco tipično imaju funkcionalan sustav unutar tjedan dana:

1. Registracija i postavljanje tvrtke — OIB, stope kilometraže, korisnici
2. Definiranje tijeka odobravanja — tko odobrava čije naloge
3. Kratka uputa za zaposlenike — kako fotografirati račun, kako predati nalog
4. Prvi nalog — najbolje da ga preda netko tko će odmah osjetiti razliku

Ostatak ide samo od sebe. Zaposlenik koji jednom preda nalog s mobitela rijetko želi natrag na Excel.

Često postavljana pitanja

Što je OCR i kako pomaže kod putnih troškova?

OCR (optičko prepoznavanje znakova) čita podatke s fotografije računa — iznos, datum, naziv dobavljača — i upisuje ih u putni nalog. Umjesto tipkanja, zaposlenik fotografira račun i sustav preuzme unos.

Ako OCR pogrešno pročita iznos, tko je odgovoran?

Zaposlenik uvijek potvrđuje podatke prije slanja. OCR ubrzava unos, ne zamjenjuje provjeru — odgovornost ostaje na osobi koja predaje nalog.

Mogu li zaposlenici predavati putne naloge s mobitela?

Da. locco radi na bilo kojem uređaju s preglednikom — mobitelu, tabletu, računalu. Zaposlenici fotografiraju račune i predaju naloge odmah s terena.

Mora li zaposlenik čuvati papirnati račun nakon što ga fotografira?

Digitalna kopija u pravilu je dovoljna. Preporučujemo dogovor s računovodstvom oko konkretne prakse u vašoj tvrtki.

Koliko brzo se može uvesti digitalni proces?

Tipično unutar jednog tjedna — od registracije do prvog odobrenog i obračunatog putnog naloga.

---

Članak objavljen u ožujku 2026. Regulatorni okvir temelji se na Pravilniku o porezu na dohodak i Zakonu o računovodstvu. Izvori: Porezna uprava · Narodne novine

Povezani članci: Digitalizacija putnih troškova – bespapirno poslovanje | Aplikacija za putne naloge – vodič za odabir | Što je putni nalog i kako funkcionira? | Odobravanje putnih naloga: kako ubrzati proces | Najčešće greške na putnim nalozima