Suradnja računovođe i tvrtke – digitalni putni nalozi

Kraj mjeseca u računovodstvenom uredu izgleda otprilike ovako: pet klijenata šalje putne naloge u pet različitih formata, dva klijenta kasne s dokumentacijom, jedan šalje krivi obračun pa kreće prepiska oko ispravaka, a JOPPD rok na Poreznoj upravi ne čeka nikoga.

Ako ste računovođa koji vodi putne naloge za više tvrtki, ili administrator koji svaki mjesec skuplja papire za svog računovođu, ovaj članak objašnjava kako taj proces može izgledati kad ga digitalizirate. Ne u teoriji, nego u praksi: od pristupa nalozima do gotovog JOPPD-a za ePoreznu.

Kako danas izgleda predaja putnih naloga računovođi

Većina hrvatskih tvrtki s računovođom surađuje po istom obrascu. Zaposlenici ispune putne naloge, administrator ih skupi u papirnatu ili digitalnu mapu i krajem mjeseca pošalje računovođi. Obično mailom, ponekad putem dijeljene mape, a ponekad i fizičkom dostavom.

Računovođa onda otvara dokument po dokument. Provjerava obračun dnevnica, kontrolira priložene račune, uspoređuje kilometražu. Nedostaje račun? Mail natrag. Krivi iznos dnevnice? Još jedan mail. Zaposlenik na terenu i ne odgovara do ponedjeljka? Čekanje.

Kad je sve provjereno, slijedi priprema JOPPD obrasca. Za svaku isplatu putnih troškova, računovođa mora grupirati iznose po zaposleniku i vrsti primitka: dnevnice i kilometraža sa službenih putovanja pod šifrom 17, loko vožnje pod šifrom 18. Ako je tvrtka imala tri isplate u istom mjesecu, to su tri zasebna JOPPD-a koje treba ručno spojiti ili predati zasebno.

Kod dvadeset klijenata računovođa na logistiku (traženje dokumenata, čekanje odgovora, ručno zbrajanje) troši više vremena nego na knjigovodstveni posao.

Što zapravo treba računovođa od tvrtke

Kad pitamo računovođe što im najviše otežava posao, odgovor je gotovo uvijek isti: kasna dokumentacija, nekompletni nalozi i previše mailova za svaki sitni ispravak.

Problem uglavnom nije u ljudima, nego u procesu. Kad je jedini način predaje taj da netko skupi naloge i pošalje ih mailom, kašnjenja, nepotpuni paketi i mailovi s pitanjima jednostavno su neizbježni. Svaki alat koji to želi riješiti mora omogućiti jedno: da računovođa naloge vidi odmah kad su gotovi, bez posrednika.

Računovođa kao član tima, a ne vanjski korisnik

U loccu računovođa nije “vanjski sustav” niti gost s ograničenim pristupom. To je osoba u vašem timu s ovlastima koje joj trebaju za posao.

Kako to izgleda u praksi

Administrator tvrtke pozove računovođu kao zaposlenika: upiše ime i email te odabere unaprijed definirane računovodstvene ovlasti. Računovođa dobije standardnu pozivnicu, prihvati je i postavi lozinku. Od tog trenutka ima pristup svemu što joj treba: putnim nalozima, priloženim računima, obračunima dnevnica, izvještajima.

Nema zasebnog sustava za prijavu, nema posebnog sučelja za vanjske korisnike, nema ograničenja koja bi joj otežavala svakodnevni rad. Računovođa koristi isti sustav kao i zaposlenici tvrtke, samo s drukčijim ovlastima.

Jedan pristup, više tvrtki

Ovo je ključno za računovođe koje vode više klijenata. Kad se računovođa prijavi u locco i ima pristup dvjema ili više tvrtki, na početnom zaslonu vidi popis svih dodijeljenih tvrtki. Za svaku tvrtku vidi osnovne brojke: koliko ima putnih naloga, loko vožnji i terenskog rada te koliko ih je odobreno, a koliko čeka.

Prebacivanje između klijenata traje sekundu. Nema odjave, ponovne prijave ni traženja lozinki. Jednom se prijavite i svi su klijenti na jednom mjestu.

Za računovođu koja vodi dvadeset tvrtki, to znači da u pet minuta može pregledati stanje svih klijenata i odmah vidjeti kod koga nešto nedostaje ili kasni.

Mjesečni paket dokumenata na jednom mjestu

Na kraju mjeseca računovođa treba kompletnu dokumentaciju: putne naloge s obračunima, priložene račune, rekapitulaciju po zaposleniku, JOPPD za Poreznu upravu. U tradicionalnom modelu, to je pet različitih izvora: mailovi, dijeljene mape, Excel tablice, PDF-ovi iz različitih sustava.

U loccu je to jedan klik.

Što paket sadrži

Računovođa otvara panel za preuzimanje mjesečnog paketa i bira što želi uključiti:

• PDF-ovi putnih naloga: svaki nalog u profesionalnom PDF formatu
• Priloženi računi: skenovi ili fotografije računa koje su zaposlenici priložili
• Pregled putnih naloga: rekapitulacija svih putnih naloga za mjesec
• Pregled loko vožnji: rekapitulacija lokalnih poslovnih vožnji
• Pregled terenskog rada: rekapitulacija terenskih dodataka s iznosima i danima

Pregledi stižu kao PDF, a na planovima s izvozom u Excel i kao Excel tablice.

Odabrane dokumente sustav pakira u ZIP datoteku organiziranu po vrsti naloga. Računovođa ne traži dokumente, nego klikne “Preuzmi” i ima sve.

Za tvrtke koje koriste privatna vozila u službene svrhe, u paketu su automatski uključeni obračuni kilometraže s pripadajućim iznosima.

Kako krenuti: postavljanje u tri koraka

Korak 1: Administrator pozove računovođu

U postavkama tvrtke, administrator otvara popis zaposlenika i dodaje novog člana tima. Unosi ime i email računovođe, odabire računovodstvene ovlasti (uređivanje svih naloga, obrada isplata, interni i porezni izvještaji) i šalje pozivnicu.

Ovlasti su unaprijed definirane, pa administrator ne mora ručno označavati svaku pojedinu opciju. Odabere gotov set ovlasti prilagođen za računovođu i sve je spremno.

Korak 2: Računovođa prihvati pozivnicu

Računovođa dobiva email s pozivnicom, prihvaća je, postavlja lozinku i ima pristup. Ako već koristi locco za drugog klijenta, isti korisnički račun automatski dobiva pristup novoj tvrtki. Na početnom zaslonu sada vidi oba klijenta.

Ovaj korak traje doslovno dvije minute. Nema instalacije, nema posebnih zahtjeva, nema ugovora između računovođe i platforme.

Korak 3: Mjesečna rutina

Na kraju mjeseca, ili kad god treba, računovođa se prijavi i pregleda stanje. Vidi koje tvrtke imaju naloge spremne za obradu. Za svaku:

1. Pregleda naloge i po potrebi ih ispravi
2. Pokrene isplatu za gotove naloge
3. Označi isplate iz tog mjeseca i preuzme jedan JOPPD XML
4. Preuzme paket dokumenata (PDF-ovi, računi, pregledi)

Četiri koraka umjesto dvadeset mailova, pet Excel tablica i tri sata ručnog posla.

Bez procesa odobravanja nalozi su odmah spremni za isplatu. Ako tvrtka želi da ih netko formalno odobri prije isplate, proces odobravanja dostupan je na Enterprise planu, na upit.

Ako tek krećete s digitalizacijom putnih naloga, pogledajte vodič Kako početi s loccom koji pokriva osnovne korake postavljanja, od kreiranja tvrtke do prvog putnog naloga.

Primjer: računovođa s pet klijenata

Pogledajmo kako ovo izgleda u praksi. Marija je vanjska računovođa koja vodi putne naloge za pet tvrtki, od male trgovačke tvrtke s dvoje zaposlenika do građevinske firme s petnaest terenskih radnika.

Prije digitalizacije

Svaki mjesec Marija je čekala da joj klijenti pošalju dokumentaciju. Dva klijenta su slala na vrijeme, jedan je uvijek kasnio, jedan je slao nekompletne naloge, a jedan je sve radio u Excelu s formulama koje su se povremeno “pokvarile”. JOPPD priprema za svih pet klijenata trajala je pola radnog dana.

Prijelaz na digitalni proces

Marija je bila skeptična. “Opet nešto novo za učenje”, pomislila je, što je normalna reakcija. Ali postavljanje je trajalo desetak minuta: svaka od pet tvrtki ju je pozvala kao člana tima, a Marija je prihvatila pozivnicu jednom i odmah vidjela sve klijente na jednom mjestu. Nije morala instalirati ništa niti mijenjati način rada, samo je umjesto čekanja mailova počela sama otvarati naloge kad joj odgovara.

Kako sada izgleda kraj mjeseca

Marija se prijavi i na početnom zaslonu vidi svih pet tvrtki. Građevinska firma ima 12 naloga spremnih za obradu, trgovačka ima 3, ostali po 1-2.

Kod građevinske firme, koja ima najviše posla, pregleda naloge i u dva ispravi krivi dnevni iznos terenskog dodatka. Zatim pokrene isplatu za svih 12 i preuzme JOPPD i paket dokumenata.

Za ostale četiri tvrtke posao je još brži: pregled, isplata, preuzimanje. Ukupno joj za svih pet klijenata treba dvadeset minuta umjesto pola dana.

Najveća promjena nije u brzini, nego u tome da Marija više ne ovisi o tome kad će joj netko poslati dokumente. Ako zaposlenik kasni s predajom, ona to vidi odmah.

Cijena i dostupnost

Pristup za računovođu uključen je u pretplatu tvrtke, bez dodatnog troška i posebne licence. Računovođa se dodaje kao član tima, a tvrtka ga može ukloniti u bilo kojem trenutku.

Ono što računovođa radi na kraju mjeseca ovisi o planu tvrtke. Automatski JOPPD i SEPA XML za isplatu dostupni su od plana Plus, a izvoz u Excel od plana Professional. Osnovni tijek rada, od kreiranja naloga i obračuna dnevnica do PDF-a, radi na svim planovima. Punu usporedbu planova i cijene pogledajte u članku Planovi i cijene.

Često postavljana pitanja

Može li računovođa pristupiti nalozima bez da tvrtka šalje dokumente mailom?

Da. Čim administrator pozove računovođu kao člana tima, ona dobiva pristup svim putnim nalozima u svakom trenutku. Nema čekanja na mailove, dijeljene mape ni fizičku dostavu, jer je sve dostupno u sustavu čim zaposlenik kreira nalog.

Što ako računovođa vodi više tvrtki?

Računovođa se prijavi jednom i na početnom zaslonu vidi sve tvrtke kojima je dodijeljen pristup. Za svaku tvrtku vidi koliko ima putnih naloga, loko vožnji i terenskog rada, te koji su odobreni, a koji čekaju. Prebacivanje između klijenata je trenutno, bez odjave i ponovne prijave.

Može li računovođa preuzeti JOPPD za cijeli mjesec odjednom?

Da. Ako je tvrtka imala više isplata u istom mjesecu, računovođa ih označi i preuzme jedan zajednički JOPPD XML, grupiran po zaposleniku i šifri primitka. Isplate moraju biti iz istog mjeseca. Rezultat je jedan XML spreman za učitavanje na ePoreznu.

Treba li računovođa posebnu licencu ili pretplatu?

Ne. Pristup za računovođu uključen je u pretplatu tvrtke. Računovođa se dodaje kao zaposlenik s računovodstvenim ovlastima, bez dodatnog troška i bez posebnog ugovora s platformom.

Može li tvrtka u bilo kojem trenutku ukinuti pristup računovođi?

Da. Administrator tvrtke može ukloniti računovođu iz popisa zaposlenika u bilo kojem trenutku. Pristup se ukida odmah. To je korisno kod promjene računovodstvenog ureda: stari računovođa gubi pristup, a novi ga dobiva pozivnicom.

---

Članak objavljen u ožujku 2026. Informacije o JOPPD obrascima temelje se na propisima Porezne uprave RH važećima u trenutku objave. Za službene podatke o poreznim obvezama konzultirajte Poreznu upravu ili svog poreznog savjetnika.

Povezani članci: Putni nalozi | Dnevnice | JOPPD i putni nalozi | Automatizacija JOPPD-a | Proces odobrenja putnih naloga | Profesionalni PDF | Evidencija loko vožnje | Kako početi s loccom | ERP integracija