Kontrola putnih naloga – što računovođa provjerava

Kad putni nalog stigne u računovodstvo, počinje dio posla koji većina zaposlenika nikad ne vidi. Osim što knjiži, računovođa provjerava je li svaki podatak ispravan, svaki račun na mjestu i svaki obračun u skladu s propisima.

Ako ste računovođa, ovaj članak potvrdit će ono što već znate i poslužiti kao referenca koju možete proslijediti klijentima. Ako predajete putne naloge, pogledajte što vaš računovođa zapravo gleda i kako pripremiti nalog koji neće biti vraćen na doradu.

Računovođa nije samo “osoba koja knjiži”

Svaki putni nalog koji završi kao porezno priznat trošak prošao je kroz ruke računovođe. Prečaca nema. Računovođa stoji između tvrtke i Porezne uprave. Poreznu odgovornost za neoporezivo isplaćene troškove snosi poslodavac kao isplatitelj, a Zakon o računovodstvu obvezuje poduzetnika ili osobu koju on odredi da prije knjiženja provjeri vjerodostojnost svake isprave.

Upravo zato računovođe vraćaju naloge. Ne zato što vole komplicirati, nego jer štite tvrtku (i sebe) od problema pri poreznom nadzoru.

7 stvari koje računovođa provjerava na svakom putnom nalogu

1. Formalna ispravnost naloga

Prije svega ostalog: jesu li osnovni podaci potpuni i točni?

• Ime i prezime zaposlenika, OIB, radno mjesto
• Odredište putovanja i svrha puta
• Datum i sat polaska te povratka
• Potpis ovlaštene osobe (a kao dobra praksa i potpis zaposlenika)

Najčešći problem: nedostaje svrha putovanja ili su datumi napisani bez sati. Bez točnog vremena polaska i povratka, nemoguće je ispravno obračunati dnevnice.

Ako niste sigurni kako pravilno ispuniti nalog, pogledajte detaljne upute za ispunjavanje putnog naloga.

2. Obračun dnevnica

Dnevnice su najčešći izvor pogrešaka i ono što inspektori najčešće provjeravaju. Računovođa ovdje gleda sljedeće:

Sati, ne kalendarski dani. Dnevnica se ne računa po danima, nego po intervalima od 24 sata od trenutka polaska. Razliku je najlakše vidjeti na primjeru: putovanje od ponedjeljka u 20:00 do srijede u 06:00 traje 34 sata. To je jedna puna dnevnica (prva 24 sata) i ostatak od 10 sati, koji daje pravo na pola dnevnice.

Ispravni iznosi. Neoporezivi iznos za tuzemstvo: 30,00 € za interval dulji od 12 sati, 15,00 € za interval dulji od 8, a kraći od 12 sati. Interval od 8 sati ili kraći ne daje pravo na dnevnicu. Za inozemstvo vrijede drugačije stope.

Umanjenje za osigurane obroke. Ako je poslodavac ili organizator osigurao obroke, dnevnica se umanjuje: jedan obrok znači umanjenje od 30 %, dva obroka umanjenje od 60 %. Postoje samo ova dva stupnja umanjenja. Važno: doručak se ne računa kao obrok za potrebe umanjenja, nego samo ručak i večera. Detalje o umanjenju pogledajte u posebnom članku o umanjenju dnevnica.

Za višednevna putovanja svaki interval od 24 sata obračunava se zasebno, a više o tome pročitajte u članku obračun dnevnica za višednevni put.

3. Dokumentacija troškova: računi i potvrde

Za smještaj, gorivo, cestarinu i parking račun je obvezan.

Računovođa provjerava je li račun čitljiv, pada li datum računa unutar trajanja putovanja i odgovara li iznos onome što je navedeno u obračunu. Račun za gorivo kupljen dan prije polaska ili dva dana nakon povratka je upitan.

4. Kilometraža i korištenje privatnog vozila

Kad zaposlenik koristi privatni automobil za službeno putovanje, računovođa provjerava:

• Naknada po kilometru: neoporezivi maksimum iznosi 0,50 €/km. Tvrtka može isplatiti i višu naknadu, ali je iznos iznad 0,50 €/km oporeziv primitak.
• Početna i završna kilometraža: ima li smisla? Ako na nalogu piše 450 km za put Zagreb–Split–Zagreb, a stvarna udaljenost je oko 800 km, nešto ne štima. Vrijedi i obrnuto: 1.200 km za isti put traži objašnjenje.
• Relacija: je li navedena ruta logična za navedeno odredište?

Više o pravilima za korištenje privatnog automobila u posebnom vodiču.

Napomena o udaljenosti: pravo na dnevnicu nastaje kad je odredište udaljeno najmanje 30 km od mjesta rada ili prebivališta zaposlenika (ne od sjedišta tvrtke, nego od mjesta gdje zaposlenik redovito obavlja posao).

5. Odobrenje: tko je odobrio i kad

Dobra je praksa da putni nalog bude odobren prije nego što zaposlenik krene na put. Računovođa provjerava:

• Postoji li dokumentirano odobrenje (potpis, elektroničko odobrenje, zapis u sustavu)?
• Je li nalog kreiran i odobren prije putovanja? Pravilnik o porezu na dohodak traži nadnevak izdavanja i potpis ovlaštene osobe, a izdavanje prije polaska izričito ne propisuje. Ipak, nalog napisan tek po povratku upitan je pri nadzoru.

Verbalno odobrenje (“direktor je rekao da mogu”) nije dovoljno. Treba postojati pisani ili elektronički trag. Više o tome kako organizirati proces odobrenja putnih naloga.

6. JOPPD priprema

Po isplati putnih troškova, tvrtka je dužna podnijeti JOPPD obrazac. Računovođa priprema:

• Oznaka neoporezivog primitka 17: za dnevnice i naknadu za korištenje privatnog automobila isplaćenu po osnovi službenog putovanja
• Oznaka neoporezivog primitka 18: za naknadu za korištenje privatnog automobila izvan službenog putovanja, u praksi za loko vožnju
• Iznose grupirane po zaposleniku i oznaci za mjesec u kojem je izvršena isplata

Dva česta nesporazuma: JOPPD se podnosi za mjesec isplate, ne za mjesec putovanja. Ako je zaposlenik putovao u ožujku, a isplata je u travnju, JOPPD ide za travanj. Rok za podnošenje je 15. u mjesecu koji slijedi nakon mjeseca isplate.

Detaljne upute o pripremi JOPPD obrasca za putne naloge pogledajte u vodiču za JOPPD.

7. Usklađenost s internim pravilima tvrtke

Uz zakonske propise, mnoge tvrtke imaju i vlastita pravila: maksimalni iznos smještaja po noći, obvezno korištenje javnog prijevoza za putovanja kraća od 300 km, ili ograničenje broja službenih putovanja po zaposleniku mjesečno.

Računovođa provjerava i obrasce: isti zaposlenik, isto odredište svaki tjedan, sumnjivo okrugli iznosi. Ne zato što sumnja u svakog zaposlenika, nego zato što inspektor upravo takve obrasce traži.

Najčešći razlozi zašto računovođa vraća putni nalog

Svaki računovođa ima svoju listu, ali ovih pet razloga pokriva 90 % slučajeva:

1. Nedostaje svrha putovanja: “službeni put” nije dovoljno. Treba konkretno: “posjet klijentu Megatron d.o.o. radi prezentacije proizvoda”.
2. Pogrešan obračun dnevnica: kalendarski dani umjesto 24-satnih intervala ili izostavljeno umanjenje za osigurane obroke.
3. Računi nedostaju ili su nečitljivi: izguljena parkirna karta ili račun za gorivo na kojem se ne vidi datum.
4. Kilometraža ne odgovara relaciji: navedena udaljenost značajno odstupa od stvarne.
5. Nalog kreiran nakon putovanja: dobra praksa je kreirati i odobriti putni nalog prije polaska na put. Nalog napisan tek po povratku može pobuditi sumnju pri nadzoru.

Ako vam se čini da računovođa uvijek nešto pronađe, to nije slučajnost. Detaljan pregled najčešćih grešaka na putnim nalozima pomoći će da se pripremite unaprijed.

Kako olakšati posao računovođi (i sebi)

Dobar putni nalog ne nastaje u računovodstvu, nego u trenutku kad zaposlenik unese podatke. Pogledajmo kako smanjiti broj naloga koji se vraćaju na doradu:

1. Ispunite nalog do kraja, i to odmah. Svako prazno polje znači dodatni krug komunikacije. Svrha, datumi sa satima, relacija i odobrenje moraju biti upisani prije predaje.

2. Priložite račune odmah po povratku. Računi koji se skupljaju u ladici tri tjedna imaju naviku postati nečitljivi, izgubiti se ili zaboraviti. Skenirajte ih ili fotografirajte istog dana.

3. Koristite alat koji računa umjesto vas. Ručni obračun dnevnica po 24-satnim intervalima s umanjenjima za obroke nitko ne radi rado. Alati poput locca automatski obračunavaju dnevnice i pripremaju JOPPD, pa računovođa dobiva spreman nalog umjesto hrpe papira.

4. Predajte naloge na vrijeme. Tri mjeseca nepredanih naloga odjednom znači tri mjeseca posla koji treba obraditi pod pritiskom rokova. Redovita predaja, idealno unutar tjedan dana od povratka, olakšava posao svima.

5. Ako niste sigurni, pitajte prije puta. Hoće li se priznati taxi? Treba li za ovaj put dnevnica? Jedno pitanje unaprijed štedi tri poruke nakon.

Za tvrtke koje žele digitalizirati cijeli proces od kreiranja naloga do predaje računovođi, ovdje je vodič za početak.

Često postavljana pitanja

Mora li računovođa fizički potpisati putni nalog?

Ne. Za putni nalog elektroničko odobrenje je dovoljno. Bitno je da postoji dokumentirani trag odobrenja: tko je odobrio, kada i s kojim komentarom. Elektronički sustavi pružaju čak i bolji revizijski trag od papira jer bilježe točan datum i sat.

Koliko dugo računovođa mora čuvati dokumentaciju putnih naloga?

Prema Zakonu o računovodstvu, rok čuvanja knjigovodstvenih isprava iznosi 11 godina. To uključuje putne naloge, priložene račune, obračune dnevnica i potvrde o isplati. Digitalna pohrana s osiguranom čitljivošću zadovoljava zakonske uvjete.

Može li računovođa odbiti putni nalog?

Da. Zakon o računovodstvu (čl. 9. st. 10.) obvezuje poduzetnika ili osobu koju on odredi da prije knjiženja provjeri vjerodostojnost isprave. Nalog kojemu nedostaje dokumentacija ili čiji obračun nije u skladu s propisima zato treba vratiti podnositelju na dopunu ili ispravak.

Što ako zaposlenik izgubi račun za troškove puta?

Zaposlenik može napisati izjavu o nastalim troškovima s datumom, iznosom i opisom troška. Računovođa procjenjuje prihvatljivost takve izjave. Za smještaj je račun ipak obvezan jer se bez njega trošak ne može priznati kao neoporeziv.

---

Članak objavljen u ožujku 2026. Informacije o neoporezivim iznosima odnose se na propise važeće od 1. siječnja 2025. Izvori: Porezna uprava, neoporezivi primici, Zakon o računovodstvu (NN 85/24, 145/24, 151/25, 59/26).

Povezani članci: Putni nalozi | Dnevnice | Kako ispuniti putni nalog | Umanjenje dnevnica | JOPPD i putni nalozi | Najčešće greške na putnim nalozima | Kako početi s loccom | Analiza troškova putovanja