AI putni nalozi – nalog iz jedne rečenice

Otvori putni nalog. Unesi datume. Odaberi odredište. Izračunaj kilometražu. Provjeri koja dnevnica vrijedi za Njemačku. Provjeri počinje li inozemna dnevnica na granici ili na aerodromu. Upiši smještaj. Dodaj cestarine. Pošalji nalog.

Jedan nalog traje 15 do 20 minuta, deset naloga cijelo jutro.

Što kad bi umjesto svega toga bilo dovoljno napisati jednu rečenicu?

Upoznajte Marka P.

Opišete putovanje onako kako biste ga ispričali kolegi, a Marko P. pripremi sve ostalo.

Nema padajućih izbornika, nema traženja po tablicama dnevnica, nema ručnog zbrajanja kilometara. Napišete što planirate, a Marko P. pripremi nacrt novog naloga, procijeni kilometražu, obračuna dnevnice prema važećim propisima i predloži troškove. Vi pregledavate nalog, korigirate po potrebi i dalje postupate kao i s bilo kojim drugim nalogom.

Upravo smo ga završili i prije nego ga ponudimo svima, želimo ga testirati s korisnicima koji ga stvarno trebaju. Pogledajmo tri scenarija iz prakse.

Scenarij 1: Konferencija u Münchenu

Zaposlenik se vratio s konferencije u Münchenu i treba mu putni nalog sa stvarnim troškovima i obračunom dnevnica. U chat upiše:

Vratio sam se s konferencije u Münchenu. Bio sam od subote 8:00 do nedjelje 22:00. Vozio sam privatnim autom, spavao jednu noć u hotelu za 120,00 €, platio cestarine 45,00 € i parking 15,00 €.

Iz tog opisa Marko P. pripremi nacrt novog putnog naloga sa svim potrebnim stavkama:

• Relacija Zagreb – München – Zagreb, procijenjena udaljenost oko 1.000 km (privatni auto, 0,50 €/km = 500,00 €)
• Inozemna dnevnica za Njemačku: 90,00 € prema Odluci Vlade RH (NN 16/24), obračunata prema satima provedenima u Njemačkoj
• Smještaj: 120,00 € (hotel, jedna noć)
• Cestarine: 45,00 €
• Parking: 15,00 €

Pritom vodi računa o detaljima koje lako previđamo pri ručnom unosu. Inozemna dnevnica ne počinje u trenutku polaska iz Zagreba, nego na graničnom prijelazu. Sati provedeni u Hrvatskoj (od kuće do granice i od granice do kuće) računaju se kao tuzemni dio putovanja, prema pravilima za tuzemne dnevnice. Tranzit kroz Sloveniju i Austriju kraći od 12 sati pripisuje se Njemačkoj kao odredišnoj državi. Vrijeme prelaska granice Marko P. procijeni prema uobičajenoj ruti, pa ga provjerite prije slanja.

Na ekranu dobijete nacrt naloga s jasnim pregledom: relacija, dnevnice, kilometraža, svi troškovi. Pregledate ga, po potrebi korigirate i šaljete dalje kao i svaki drugi nalog.

Scenarij 2: Deset naloga za timsku konferenciju

Tajnica napiše:

Otvori 10 putnih naloga za: Ana Horvat, Marko Babić, Ivan Novak, Petra Kovačić, Luka Jurić, Maja Tomić, Nikola Pavlović, Sara Vuković, Dino Matić, Tea Radić. Konferencija u Splitu, 15.–17. travnja.

Bez Marka P. taj posao izgleda ovako: otvori nalog, upiši ime zaposlenika, upiši datume, upiši odredište, spremi, pošalji. Ponovi još devet puta. Svaki nalog traje 4-5 minuta, ukupno 45 minuta do sat vremena za isti događaj.

S Markom P.: jedna poruka, trideset sekundi. On kreira deset zasebnih putnih naloga, svaki na ime jednog zaposlenika. Svaki nalog sadržava iste datume i odredište, ali svaki je samostalan dokument s vlastitim brojem.

Deset naloga. Jedna poruka. Svaki zaposlenik dobije svoj nalog u izradi na pregled, kao i kad bi ga netko ručno kreirao, ali bez 45 minuta ponavljanja istih koraka. Za tajnicu ili uredsku voditeljicu koja koordinira putovanja za cijeli tim, ovo je najkorisniji scenarij.

Scenarij 3: Evidentiranje loko vožnji

Na kraju radnog tjedna kolega iz čakovečkog ureda treba evidentirati vožnje koje je obavio: dostava u Varaždin u utorak, sastanak u Prelogu u četvrtak. U locco upiše:

Utorak: dostava robe u Varaždin iz Čakovca, privatnim autom. Četvrtak: sastanak u Prelogu, privatnim autom.

Marko P. kreira dvije zasebne evidencije loko vožnje s procijenjenom kilometražom po stopi od 0,50 €/km. Prije slanja provjerite kilometre i je li svaka vožnja stvarno loko vožnja, a ne službeni put.

Kad takvih vožnji ima pet ili deset na tjedan, ručni unos svake pojedinačno postaje zamoran posao. Jedna poruka s popisom vožnji zamijeni petnaestak minuta tipkanja.

Što Marko P. radi u pozadini

Kad napišete jednu rečenicu, Marko P. iz nje izvuče podatke za nalog, a obračun preuzima locco:

Udaljenost

Marko P. procijeni udaljenost cestom od polazišta do odredišta i natrag. To je procjena na temelju poznavanja zemljopisa, a ne izračun rute, pa kilometre provjerite prije slanja. O njima ovisi naknada kad se putovalo privatnim automobilom.

Dnevnice prema odredištu

Za tuzemna putovanja dulja od 12 sati primjenjuje se puna dnevnica od 30,00 €, a za putovanja dulja od 8, a kraća od 12 sati pola dnevnice (15,00 €). Za inozemna putovanja povlači iznos za konkretnu državu iz tablice prema NN 16/24. Njemačka = 90,00 €, Austrija = 90,00 €, Slovenija = 80,00 €. Iznose ne pogađa: dnevnice računa isti obračun dnevnica u loccu kao i kod ručnog unosa, na temelju vremena iz vašeg opisa. Za putovanje koje tek planirate Marko P. ne računa dnevnice; njih obračunavate na nalogu nakon povratka.

Tranzitna pravila

Tranzit kroz državu kraći od 12 sati pripisuje se odredišnoj državi. Kad je dulji od 12 sati, ta država dobiva vlastitu dnevnicu po vlastitoj stopi (npr. tranzit kroz Austriju dulji od 12 sati obračunava se po austrijskoj stopi od 90,00 €, ne po stopi odredišne države). Sate po državama raspoređuje isti obračun kao i kod ručnog unosa. Vrijeme prelaska granice, ako ga ne navedete, Marko P. procijeni prema uobičajenoj ruti.

Obroke označavate sami

Marko P. ne bilježi osigurane obroke. Ako vam je, primjerice, ručak bio uključen u kotizaciju, označite obroke na nalogu nakon što ga Marko P. pripremi, a locco će primijeniti umanjenje: 30 % za jedan obrok, 60 % za dva. Doručak u hotelu ne smatra se osiguranim obrokom.

Kategorizacija troškova

Smještaj, cestarine, parking, gorivo. Marko P. svaki prijavljeni trošak automatski raspoređuje u ispravnu kategoriju na nalogu koji priprema, bez ručnog odabira.

Što Marko P. ne radi

Koliko god bio koristan, Marko P. nije računovođa i ne zamjenjuje stručnu prosudbu.

Ne donosi porezne odluke. Ne odlučuje je li putovanje opravdano. Ne mijenja postojeće naloge, nego priprema samo nove. Naloge ne šalje i ne odobrava: svaki nalog koji pripremi nastaje kao nacrt i dalje ide istim putem kao ručno kreirani nalog.

Marko P. popunjava obrazac. Čovjek pregledava, ispravlja i šalje.

Što ako pogriješi?

Greška je uvijek moguća: krivo protumačen datum, pogrešno procijenjena udaljenost, nejasna formulacija koja dovede do krivog odredišta. Zato nijedan nalog koji Marko P. pripremi ne ide dalje sam od sebe.

Tijek je uvijek isti:

1. Marko P. pripremi nacrt naloga
2. Zaposlenik (ili tajnica) pregleda i korigira, posebno kilometre i vrijeme prelaska granice
3. Nalog se šalje kao i svaki drugi (na Enterprise planu dalje prolazi kroz proces odobrenja)

Ako Marko P. pogriješi u prvom koraku, pregled prije slanja postoji upravo zato da grešku uhvati.

Za koga je Marko P. najkorisniji

Ne mora svatko koristiti AI unos. Ako imate jednog zaposlenika koji putuje jednom mjesečno, ručni unos traje pet minuta i nije problem.

Ali ako imate:

• tajnicu koja kreira naloge za cijeli tim
• zaposlenike koji putuju tjedno i svaki put ispunjavaju isti obrazac
• inozemna putovanja gdje treba provjeravati dnevnice, tečajeve i tranzitna pravila
• situacije u kojima treba brzo otvoriti više naloga za isti događaj

…onda Marko P. štedi sate, ne minute. Ako još koristite Excel, pogledajte iskrenu usporedbu Excela i softvera.

Često postavljana pitanja

Tko je Marko P.?

Marko P. je AI asistent ugrađen u locco. Opišete putovanje u jednoj rečenici, a on pripremi nacrt novog putnog naloga: relaciju, dnevnice, procijenjenu kilometražu i troškove. Vi pregledavate, korigirate po potrebi i sami šaljete dalje.

Jesu li obračuni dnevnica točni?

Marko P. koristi iste tablice dnevnica prema Odluci Vlade RH (NN 16/24) kao i standardni obračun u loccu. Svaki izračun možete pregledati prije nego nalog pošaljete dalje. Kilometre i vrijeme prelaska granice Marko P. procjenjuje, a obroke označavate sami. Ako nešto nije u redu, korigirate ručno prije slanja.

Što ako Marko P. pogriješi?

Nijedan nalog ne ide dalje bez ljudske provjere. Marko P. pripremi nacrt, a zaposlenik ga pregleda, ispravi i sam pošalje. Na Enterprise planu nalog nakon toga prolazi i kroz proces odobrenja.

Može li Marko P. kreirati naloge za više zaposlenika odjednom?

Da. Navedete popis imena, odredište i datume, a Marko P. kreira zasebni putni nalog za svaku osobu. Svaki nalog ima vlastiti broj i može se zasebno korigirati.

Kako mogu isprobati Marka P.?

Marko P. je trenutno u zatvorenoj beta fazi i dostupan je na svim plaćenim planovima. Javite nam se na info@locco.hr s nazivom tvrtke i kratkim opisom kako biste ga koristili.

Isprobajte Marka P.

Marko P. je spreman, ali želimo ga prvo testirati s korisnicima kojima stvarno treba. Beta program je bez dodatne naknade za vrijeme trajanja beta faze.

Ako se pronalazite u nekom od scenarija, javite nam se na info@locco.hr. Dovoljno je napisati naziv tvrtke i ukratko opisati u kojim situacijama bi vam Marko P. najviše pomogao. Marko P. je za vrijeme beta faze dostupan na svim plaćenim planovima.

---

Povezani članci: Kako ispuniti putni nalog | Automatski obračun dnevnica | Dnevnice za inozemstvo | Korištenje privatnog automobila | Excel ili softver za putne naloge

---

Članak je informativnog karaktera i ne predstavlja porezni ili pravni savjet. Izračuni dnevnica i naknada temelje se na Pravilniku o porezu na dohodak i Odluci o visini dnevnica za službena putovanja u inozemstvo (NN 16/24). Za specifične situacije konzultirajte svog računovođu ili poreznog savjetnika.