Putni nalozi za udruge: vodič za neprofitne organizacije

Udruge, sindikati, sportski klubovi i vatrogasne zajednice svakodnevno šalju ljude na put. Problem je što ti putnici nisu samo zaposlenici. Među njima su volonteri, članovi udruge, vanjski suradnici i sindikalni povjerenici. Svaki ima svoj pravni status, svoja prava i svoje zahtjeve za dokumentaciju.

Kad udruga organizira vikend-akciju s 30 sudionika i samo 4 zaposlenika, papirologija za sve njih brzo postane najveći dio posla.

Svaka od tih kategorija ima svoja pravila. Za svaku pokrivamo pravni temelj, dokumentaciju i pravo na dnevnice.

Zaposlenici udruge

Najjednostavniji slučaj. Zaposlenici udruge imaju potpuno isti status kao zaposlenici bilo koje tvrtke. Primjenjuju se ista pravila iz Pravilnika o porezu na dohodak.

Što treba dokumentirati

• Putni nalog izdan prije polaska s potpunim podacima: relacija, svrha, datumi, prijevoz
• Izvješće s puta nakon povratka
• Račune za stvarne troškove (smještaj, cestarine, parking)
• Potpis ovlaštene osobe, obračun troškova i likvidaciju obračuna, kako traži Pravilnik o porezu na dohodak (članak 8. stavak 2.). O samom obračunu više u vodiču o automatskom obračunu dnevnica

Dnevnice

Puna tuzemna dnevnica (putovanje dulje od 12 sati): 30,00 €. Pola dnevnice (dulje od 8, a kraće od 12 sati): 15,00 €. Za putovanje od 8 sati ili kraće dnevnica ne pripada.

Za inozemna putovanja vrijede stope prema državi odredišta. Detalji u tablici inozemnih dnevnica.

JOPPD

Standardna prijava pod šiframa za dnevnice i kilometražu, kao za bilo kojeg zaposlenika. Softver to može automatizirati.

Volonteri

Volonteri nemaju ugovor o radu ni plaću. Prema Zakonu o volonterstvu (NN 58/07, 22/13, 84/21) volonter ima pravo na naknadu ugovorenih troškova nastalih u vezi s volontiranjem, a organizator ih je dužan isplatiti. Koji se troškovi nadoknađuju (prijevoz, smještaj, dnevnica) dogovara se ugovorom o volontiranju. Dnevnica se smije isplatiti do iznosa propisanog za državne službenike.

Pravni temelj

Ugovor o volontiranju može biti usmeni ili pisani. Na zahtjev volontera organizator mora izdati pisanu potvrdu o usmenom ugovoru. Pisani ugovor obvezan je za:

• dugotrajno volontiranje, odnosno redovito volontiranje najmanje dva puta mjesečno kroz najmanje tri mjeseca bez prekida
• volontiranje povezano s povećanim rizicima za život i zdravlje volontera
• volontiranje stranih državljana u Hrvatskoj i hrvatskih državljana u inozemstvu
• volontiranje s djecom, osobama s invaliditetom, starim i nemoćnim osobama
• slučaj kad volonter to zatraži

Dokumentacija

Za neoporezivu isplatu dnevnice, kilometraže ili drugih troškova puta volonteru se vodi putni nalog, isto kao za zaposlenika. Zakon o porezu na dohodak (članak 9. stavak 1. točka 11.) ne oporezuje primitke po osnovi službenih putovanja osoba koje u neprofitnoj organizaciji nisu ostvarile plaću ni drugi dohodak, a Pravilnik o porezu na dohodak (članak 8. stavak 2.) traži da se izdaci za službena putovanja obračunaju na temelju urednog i vjerodostojnog putnog naloga. Porezna uprava to je potvrdila i za volontere.

Uz putni nalog potrebni su:

• ugovor o volontiranju, pisani ili potvrda o usmenom ugovoru
• računi za stvarne troškove (prijevoz, smještaj)
• izvješće s puta i, po potrebi, potvrda o obavljenom volontiranju

Dnevnice za volontere

Neoporezivi iznosi za volontere isti su kao za zaposlenike: tuzemna dnevnica do 30,00 €, pola do 15,00 €, inozemne prema državi, kilometraža do 0,50 €/km te stvarni troškovi prijevoza i noćenja. Presudan je uvjet iz Zakona o porezu na dohodak: volonter od te udruge u istoj godini, do isplate, ne smije primiti plaću ni drugi dohodak (npr. honorar). Ako jest, isplata se oporezuje. Na JOPPD-u se isplata volonteru iskazuje pod drukčijom oznakom nego isplata zaposleniku.

Koliko je to bitno u praksi?

Organizacije koje koriste locco redovito kategoriziraju dio svojih putnika kao volontere. Udruge s aktivnim volonterskim programima svakodnevno se susreću s pitanjem kako dokumentirati putovanja za ljude koji nisu zaposlenici.

Članovi udruge

Članovi udruge koji nisu ni zaposlenici ni volonteri čine treću kategoriju. Sudjeluju u radu udruge temeljem članstva: dolaze na skupštine, putuju na natjecanja, sudjeluju na radionicama.

Pravni temelj

Članovi ostvaruju prava definirana statutom udruge. Ako statut predviđa naknadu putnih troškova za sudjelovanje u aktivnostima udruge, isplata je moguća. Porezno vrijedi isto što i za volontere: primici po osnovi službenih putovanja za potrebe udruge neoporezivi su do propisanih iznosa ako član te godine od udruge nije primio plaću ni drugi dohodak.

Dokumentacija

• Putni nalog, kao i za zaposlenika
• Odluka predsjednika ili upravnog odbora o upućivanju člana na aktivnost
• Računi za stvarne troškove (prijevoz, smještaj)
• Izvješće s puta i, po potrebi, zapisnik ili potvrda o sudjelovanju na aktivnosti

Dnevnice i ostale naknade

Neoporezivi iznosi isti su kao za zaposlenike. Greške najčešće nastaju kad udruga isplati putne troškove članu koji je iste godine od nje primio honorar ili plaću, pa isplata više nije neoporeziva, ili kad je na JOPPD-u prijavi pod oznakom za zaposlenike.

Sindikalni povjerenici

Sindikalni povjerenici putuju na sindikalne skupove, pregovore, edukacije i kongrese. Njihov status ovisi o tome jesu li zaposlenici sindikata ili radnici drugog poslodavca koji su sindikalni povjerenici.

Dva moguća scenarija

Zaposlenik sindikata. Za njega vrijede standardna pravila kao za svakog zaposlenika. Sindikat izdaje putni nalog, obračunava dnevnicu i prijavljuje isplatu na JOPPD.

Sindikalni povjerenik, radnik drugog poslodavca. Osoba je u radnom odnosu kod svog poslodavca, a putuje za potrebe sindikata. Sindikat kao neprofitna organizacija izdaje putni nalog i isplaćuje troškove. Isplata je neoporeziva do propisanih iznosa ako povjerenik te godine od sindikata nije primio plaću ni drugi dohodak (Zakon o porezu na dohodak, članak 9. stavak 1. točka 11.).

Dokumentacija

U oba slučaja sindikat izdaje putni nalog. Za povjerenika koji nije zaposlenik sindikata uz nalog idu:

• odluka sindikata o upućivanju na put
• obračun troškova s računima
• izvješće s puta

Zašto je ovo bitno

Sindikati su među organizacijama koje najčešće griješe upravo kod putnih troškova za povjerenike iz drugih organizacija. Razlog je jednostavan: pravila za isplatu osobama koje nisu vaši zaposlenici kompleksnija su od onih za vlastite zaposlenike.

Kako to izgleda u praksi? Pogledajmo konkretan primjer s volonterima.

Scenarij iz prakse: 6 volontera na konferenciji u Splitu

Vaša udruga šalje 6 volontera na trodnevnu konferenciju u Split. Polazak u utorak u 7:00 iz Zagreba, povratak u četvrtak u 19:00. Smještaj osiguran, jedan obrok dnevno (ručak) uključen u kotizaciju. Putuju vlastitim automobilima, po dva volontera u tri automobila.

Što sve trebate dokumentirati?

Prije puta:

• Ugovor o volontiranju za svakog volontera, ako još nije sklopljen, s ugovorenim troškovima puta
• Putni nalog za svakog volontera, s datumima, svrhom i načinom prijevoza
• Dogovor o tome tko vozi

Tijekom puta:

• Čuvanje svih računa (cestarine, parking, eventualno smještaj koji nije pokriven). Gorivo se ne plaća uz kilometražu od 0,50 €/km
• Evidencija kilometraže za svaki automobil (početno i završno stanje km-sata)

Nakon puta:

• Izvješće s puta i obračun troškova za svakog volontera zasebno
• Potvrda o sudjelovanju na konferenciji (program, potvrda organizatora)
• Evidencija osiguranih obroka, jer ručak iz kotizacije umanjuje dnevnicu za 30 %
• Sva dokumentacija predana računovodstvu s računima

To je 6 putnih naloga s obračunima, 3 evidencije kilometraže, računi za cestarine i parking, ugovori o volontiranju i potvrde o sudjelovanju. Za jednu konferenciju.

Usporedba dokumentacije: zaposlenik, volonter, vanjski suradnik

Gornja infografika prikazuje razlike u dokumentaciji za svaku kategoriju osoba: pravni temelj, potrebni dokumenti, pravo na dnevnicu, evidencija kilometraže, JOPPD prijava i potpisi. Razlike su značajne, a upravo ih organizacije najčešće previđaju.

Problem obujma: 80 volontera, vikend-akcija, 30 putnika

Sve gore navedeno funkcionira kad imate 5–10 putovanja mjesečno. Ali udruge često rade u sasvim drugačijim okvirima.

Uzmimo konkretan primjer: humanitarna udruga s 80 volontera, 4 zaposlena i redovitim vikend-akcijama. Jednu subotu na teren izlazi 30 ljudi: 4 zaposlenika, 22 volontera i 4 člana koji nisu formalni volonteri.

Bez sustava za evidenciju, to znači:

• 30 putnih naloga sa zasebnim obračunima (svaka osoba ima svoje troškove)
• Odluke o upućivanju za 4 člana
• Evidencija za 10-ak automobila
• Provjera ugovora o volontiranju za svakog volontera
• Razvrstavanje isplata prema pravnom statusu svake osobe

Sve to radi jedna knjigovotkinja, jednom mjesečno, uz sve ostale obveze.

Za taj obujam Excel gotovo nikad nije dovoljan, a prelazak na digitalnu evidenciju rješava i pohranu dokumentacije. U loccu svakoj osobi dodijelite tip (zaposlenik, vanjski suradnik, volonter, član), a putni nalog i JOPPD podaci prate taj tip. AI asistent iz jedne rečenice može kreirati više naloga odjednom. Ugovor o volontiranju, potvrdu o volontiranju ni odluku o upućivanju locco zasad ne generira, pa ih udruga vodi zasebno. Ključno je da organizacija od početka ispravno kategorizira ljude.

Najčešće greške neprofitnih organizacija

Na temelju iskustva s udrugama koje koriste locco, ovo su situacije koje najčešće stvaraju probleme:

Neoporeziva isplata osobi koja je od udruge primila honorar. Volonter ili član koji je iste godine od udruge primio plaću ili honorar više ne ispunjava uvjet iz Zakona o porezu na dohodak, pa se putni troškovi oporezuju.

Pogrešna JOPPD oznaka. Isplata volonteru ili članu prijavi se pod oznakom za zaposlenike. Kod poreznog nadzora to će biti prepoznato kao nepravilnost.

Isplata bez dokumentacije. “Ma zna se da je Ivan bio u Splitu”, ali bez putnog naloga, obračuna i računa. Isplata bez dokumentacije neoporeziva je samo u teoriji.

Troškovi koji nisu ugovoreni. Volonter ima pravo na troškove dogovorene ugovorom o volontiranju, usmenim ili pisanim. Za dugotrajno volontiranje ugovor mora biti pisan. Bez dogovorenih troškova nema temelja za isplatu.

Nedosljedna evidencija kilometraže. Kad 10 automobila ide na istu lokaciju, lako se dogodi da nitko ne zapiše početno stanje km-sata. Bez toga, kilometraža se ne može porezno priznati.

Praktični koraci za udruge

1. Kategorizirajte ljude prije nego krenu na put. Zaposlenik, volonter, član i vanjski suradnik imaju različita pravila. Ne rješavajte to naknadno.

2. Ugovor o volontiranju sklopite unaprijed, kad osoba počne volontirati, a ne dan prije puta. Za dugotrajno volontiranje mora biti pisan.

3. Putne naloge izdajte za svakog putnika, čak i kad je riječ o vikend-akciji na koju “svi znaju da idu”.

4. Osigurajte da svaki automobil ima evidenciju kilometraže. Početno stanje, završno stanje, relacija. Svaki put, svaki auto.

5. Čuvajte dokumentaciju najmanje 11 godina (Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija, članak 18.). To vrijedi za putne naloge, obračune, račune i ostale isprave na temelju kojih se knjiži u dnevnik, glavnu knjigu ili knjigu primitaka i izdataka. Rok se računa od isteka poslovne godine u kojoj su dokumenti nastali.

6. Za porezni tretman naknada volonterima i članovima, konzultirajte računovođu prije prve isplate. Neoporezivi iznosi isti su kao za zaposlenike, ali uvjeti i JOPPD oznake razlikuju se. Greške kod putnih naloga mogu biti skupe, a kod neprofitnih organizacija posebno česte jer se radi s više kategorija osoba istovremeno.

Često postavljana pitanja

Može li udruga isplatiti putne troškove osobi koja nije ni zaposlenik ni volonter?

Može, ali porezni tretman ovisi o pravnom temelju isplate. Ako osoba sudjeluje u aktivnostima udruge temeljem članstva, isplata se temelji na statutu i odluci nadležnog tijela udruge. Za točnu JOPPD prijavu, pravila ovise o statusu osobe i vrsti naknade.

Moraju li volonteri potpisivati putni nalog?

Za neoporezivu isplatu putnih troškova volonteru vodi se putni nalog kao i za zaposlenika, s potpisom ovlaštene osobe, obračunom, likvidacijom i izvješćem s puta. Uz njega ide ugovor ili potvrda o volontiranju.

Tko potpisuje dokumente ako udruga nema zaposlenih?

Predsjednik udruge ili osoba ovlaštena statutom. U udrugama bez zaposlenih, predsjednik preuzima ulogu ovlaštene osobe za odobravanje putnih troškova.

Vrijede li ista pravila za sportske klubove?

Sportski klubovi su udruge i primjenjuju se ista načela. Sportaš s ugovorom o radu tretira se kao zaposlenik. Za ostale (volontere, delegate, trenere bez ugovora o radu) vrijedi uvjet iz Zakona o porezu na dohodak (članak 9. stavak 1. točka 11.) opisan u ovom članku.

Koji zakon regulira putne troškove volontera?

Zakon o volonterstvu (NN 58/07, 22/13, 84/21) daje volonteru pravo na naknadu ugovorenih troškova nastalih u vezi s volontiranjem, a organizator ih je dužan isplatiti. Dnevnica se smije isplatiti do iznosa propisanog za državne službenike. Porezni tretman uređuju Zakon o porezu na dohodak (članak 9. stavak 1. točka 11.) i Pravilnik o porezu na dohodak.

---

Članak objavljen u ožujku 2026. Temelji se na Zakonu o volonterstvu (NN 58/07, 22/13, 84/21), Zakonu o porezu na dohodak, Pravilniku o porezu na dohodak i iskustvu locco.hr tima s dokumentacijom putnih troškova neprofitnih organizacija. Za specifične porezne situacije uvijek konzultirajte svog računovođu ili poreznog savjetnika. Službeni propisi: Porezna uprava · Narodne novine.

Povezani članci: Dnevnice | Kako ispuniti putni nalog | Neoporezive naknade | Excel ili softver za putne naloge | AI putni nalozi