Putni nalozi za udruge: vodič za neprofitne organizacije

Udruge, sindikati, sportski klubovi, vatrogasne zajednice — neprofitne organizacije u Hrvatskoj svakodnevno šalju ljude na put. Problem je što ti putnici nisu samo zaposlenici. Među njima su volonteri, članovi udruge, vanjski suradnici i sindikalni povjerenici. Svaki ima svoj pravni status, svoja prava i svoje zahtjeve za dokumentaciju.

A kad vaša udruga organizira vikend-akciju s 30 sudionika i samo 4 zaposlenika, klasični putni nalog za zaposlenike pokriva tek djelić posla.

Svaka od tih kategorija ima svoja pravila. Za svaku pokrivamo pravni temelj, dokumentaciju i pravo na dnevnice.

Zaposlenici udruge

Najjednostavniji slučaj. Zaposlenici udruge imaju potpuno isti status kao zaposlenici bilo koje tvrtke. Primjenjuju se ista pravila iz Pravilnika o porezu na dohodak.

Što treba dokumentirati

• Putni nalog izdan prije polaska s potpunim podacima: relacija, svrha, datumi, prijevoz
• Izvješće s puta nakon povratka
• Račune za stvarne troškove (smještaj, cestarine, parking)
• Potpisi: ovlaštena osoba, zaposlenik, obračunski referent — detalji u vodiču o automatskom obračunu dnevnica

Dnevnice

Puna tuzemna dnevnica (putovanje dulje od 12 sati): 30,00 €. Pola dnevnice (8–12 sati): 15,00 €. Putovanje kraće od 8 sati — nema prava na dnevnicu.

Za inozemna putovanja vrijede stope prema državi odredišta. Detalji u tablici inozemnih dnevnica.

JOPPD

Standardna prijava pod šiframa za dnevnice i kilometražu, kao za bilo kojeg zaposlenika. Softver to može automatizirati.

Volonteri

Volonteri nemaju ugovor o radu. Nemaju plaću. Ali prema Zakonu o volonterstvu (NN 58/07, 22/13), organizator volontiranja dužan je volonteru nadoknaditi troškove nastale volontiranjem — uključujući putne troškove, prijevoz, smještaj i prehranu.

To je pravo, ne dobra volja udruge.

Pravni temelj

Zakon o volonterstvu u članku o pravima volontera izričito navodi pravo na naknadu troškova. Ključni preduvjet: volontiranje mora biti formalizirano. Za volontiranje dulje od 20 sati tjedno ili dulje od 60 dana neprekidno, obavezan je pisani ugovor o volontiranju. Za kraće volontiranje, dovoljna je potvrda ili odluka organizacije.

Dokumentacija

Volonteri nemaju radni odnos, pa se ne izdaje klasični putni nalog u smislu Pravilnika o porezu na dohodak. Umjesto toga, potrebna je sljedeća dokumentacija:

• Ugovor o volontiranju (ili potvrda o volontiranju za kraće angažmane)
• Odluka o upućivanju na put — tko ide, kamo, s kojom svrhom, od kad do kad
• Obračun stvarnih troškova — prijevoz, smještaj, prehrana, s priloženim računima
• Potvrda o obavljenom volontiranju — što je volonter radio i koliko je trajalo

Dnevnice za volontere

Neoporezivi iznosi za volontere u pravilu prate stope za zaposlenike, ali se JOPPD šifre razlikuju. Trajanje i vrsta volontiranja također utječu na porezni tretman, a pogreška može značiti oporezivanje kompletne isplate. Dokumentacija mora biti uredna i u skladu sa Zakonom o volonterstvu.

Koliko je to bitno u praksi?

Organizacije koje koriste locco redovito kategoriziraju dio svojih putnika kao volontere. Udruge s aktivnim volonterskim programima svakodnevno se susreću s pitanjem kako dokumentirati putovanja za ljude koji nisu zaposlenici.

Članovi udruge

Članovi udruge koji nisu ni zaposlenici ni volonteri čine treću kategoriju. Sudjeluju u radu udruge temeljem članstva: dolaze na skupštine, putuju na natjecanja, sudjeluju na radionicama.

Pravni temelj

Članovi ostvaruju prava definirana statutom udruge. Ako statut predviđa naknadu putnih troškova za sudjelovanje u aktivnostima udruge, isplata je moguća — ali zahtijeva čistu dokumentaciju i pravilan porezni tretman.

Dokumentacija

• Odluka predsjednika ili upravnog odbora o upućivanju člana na aktivnost
• Evidencija putovanja — relacija, datum, svrha, način prijevoza
• Računi za stvarne troškove (prijevoz, smještaj)
• Zapisnik ili potvrda o sudjelovanju na aktivnosti

Dnevnice i ostale naknade

Porezni tretman naknada članovima udruge složeniji je nego za zaposlenike. Ovisno o vrsti naknade, iznos može biti oporeziv ili neoporeziv. Upravo tu greške najčešće nastaju jer se pravila za zaposlenike automatski primjenjuju na članove, a ne bi se smjela.

Sindikalni povjerenici

Sindikalni povjerenici putuju na sindikalne skupove, pregovore, edukacije i kongrese. Njihov status ovisi o tome jesu li zaposlenici sindikata ili su povjerenici iz redova zaposlenika kod drugog poslodavca.

Dva moguća scenarija

Povjerenik koji je zaposlenik sindikata — primjenjuju se standardna pravila kao za svakog zaposlenika. Sindikat izdaje putni nalog, obračunava dnevnicu, prijavljuje na JOPPD.

Povjerenik koji je zaposlenik drugog poslodavca — ovdje nastaje komplikacija. Osoba je u radnom odnosu kod jednog poslodavca, ali putuje za potrebe sindikata. Tko snosi trošak? Tko izdaje putni nalog? Pod kojom šifrom se prijavljuje isplata?

Dokumentacija

Za povjerenika-zaposlenika sindikata — standardni putni nalog. Za vanjskog povjerenika:

• Odluka sindikata o upućivanju na put
• Evidencija putovanja s punim podacima
• Obračun troškova s računima

Zašto je ovo bitno

Sindikati su među organizacijama koje najčešće griješe upravo kod putnih troškova za povjerenike iz drugih organizacija. Razlog je jednostavan: pravila za isplatu osobama koje nisu vaši zaposlenici kompleksnija su od onih za vlastite zaposlenike.

Kako to izgleda u praksi? Pogledajmo konkretan primjer s volonterima.

Scenarij iz prakse: 6 volontera na konferenciji u Splitu

Vaša udruga šalje 6 volontera na trodnevnu konferenciju u Split. Polazak u utorak u 7:00 iz Zagreba, povratak u četvrtak u 19:00. Smještaj osiguran, jedan obrok dnevno (ručak) uključen u kotizaciju. Prijevoz vlastitim automobilima — tri automobila, po dva volontera.

Što sve trebate dokumentirati?

Prije puta:

• Ugovor o volontiranju za svakog volontera (ako već nije potpisan)
• Odluka o upućivanju na konferenciju — s popisom sudionika, datumima, svrhom
• Definirani način prijevoza i tko vozi

Tijekom puta:

• Čuvanje svih računa (gorivo, cestarine, parking, eventualno smještaj koji nije pokriven)
• Evidencija kilometraže za svaki automobil (početno i završno stanje km-sata)

Nakon puta:

• Obračun troškova za svakog volontera zasebno
• Potvrda o sudjelovanju na konferenciji (program, potvrda organizatora)
• Evidencija osiguranih obroka (ručak je bio uključen — to utječe na obračun)
• Sva dokumentacija predana računovodstvu s računima

To je 6 zasebnih obračuna, 3 evidencije kilometraže, računi za gorivo i cestarine, ugovori o volontiranju i potvrde o sudjelovanju. Za jednu konferenciju.

Usporedba dokumentacije: zaposlenik, volonter, vanjski suradnik

Gornja infografika prikazuje razlike u dokumentaciji za svaku kategoriju osoba: pravni temelj, potrebni dokumenti, pravo na dnevnicu, evidencija kilometraže, JOPPD prijava i potpisi. Razlike su značajne, a upravo ih organizacije najčešće previđaju.

Problem obujma: 80 volontera, vikend-akcija, 30 putnika

Sve gore navedeno funkcionira kad imate 5–10 putovanja mjesečno. Ali udruge često rade u sasvim drugačijim okvirima.

Uzmimo konkretan primjer: humanitarna udruga s 80 volontera, 4 zaposlena i redovitim vikend-akcijama. Jednu subotu na teren izlazi 30 ljudi — od toga 4 zaposlenika, 22 volontera i 4 člana koji nisu formalni volonteri.

Bez sustava za evidenciju, to znači:

• 30 zasebnih obračuna (svaka osoba ima svoje troškove)
• 26 odluka o upućivanju (za nezaposlene sudionike)
• 4 putna naloga (za zaposlenike)
• Evidencija za 10-ak automobila
• Provjera ugovora o volontiranju za svakog volontera
• Razvrstavanje isplata prema pravnom statusu svake osobe

Sve to radi — jedna knjigovodkinja. Jednom mjesečno. Uz sve ostale obveze.

Ako se pitate je li Excel dovoljan za taj obujam, odgovor je gotovo uvijek: nije. Udruge koje ozbiljno rade s putnim troškovima trebaju sustav koji razlikuje kategorije osoba i automatski prilagođava dokumentaciju. Za organizacije s velikim volumenom, AI asistent može kreirati više naloga iz jedne rečenice. U loccu svaki zaposlenik ima svoju poziciju (volonter, član, zaposlenik) i sustav prema tome generira odgovarajuću dokumentaciju. Ključ je da organizacija od početka ispravno kategorizira ljude.

Najčešće greške neprofitnih organizacija

Na temelju iskustva s udrugama koje koriste locco, ovo su situacije koje najčešće stvaraju probleme:

Tretiranje svih kao zaposlenike. Volonteru se izda standardni putni nalog, obračuna dnevnica po stopama za zaposlenike i prijavi pod istim JOPPD šiframa. Kod poreznog nadzora, to može biti prepoznato kao nepravilnost.

Isplata bez dokumentacije. “Ma zna se da je Ivan bio u Splitu” — ali bez odluke, bez obračuna, bez računa. Isplata bez dokumentacije je neoporeziva samo u teoriji.

Nepostojanje ugovora o volontiranju. Zakon o volonterstvu traži pisani ugovor za dulje angažmane. Bez ugovora, nema pravnog temelja za isplatu troškova.

Nedosljedna evidencija kilometraže. Kad 10 automobila ide na istu lokaciju, lako se dogodi da nitko ne zapiše početno stanje km-sata. Bez toga, kilometraža se ne može porezno priznati.

Praktični koraci za udruge

1. Kategorizirajte ljude prije nego krenu na put. Zaposlenik, volonter, član, vanjski suradnik — svaka kategorija ima svoja pravila. Ne rješavajte to naknadno.

2. Ugovori o volontiranju moraju biti potpisani unaprijed. Ne dan prije puta — nego kad osoba počne volontirati.

3. Odluke o upućivanju na put donosite pisano. Čak i kad je riječ o vikend-akciji na koju “svi znaju da idu”.

4. Osigurajte da svaki automobil ima evidenciju kilometraže. Početno stanje, završno stanje, relacija. Svaki put, svaki auto.

5. Čuvajte dokumentaciju najmanje 11 godina (prema Zakonu o računovodstvu). To vrijedi za putne naloge, obračune, račune i svu popratnu dokumentaciju. Rok se računa od isteka poslovne godine u kojoj su dokumenti nastali.

6. Za porezni tretman naknada volonterima i članovima, konzultirajte računovođu prije prve isplate. JOPPD šifre, neoporezivi iznosi i pravila razlikuju se od onih za zaposlenike. Greške kod putnih naloga mogu biti skupe, a kod neprofitnih organizacija posebno česte jer se radi s više kategorija osoba istovremeno.

Često postavljana pitanja

Može li udruga isplatiti putne troškove osobi koja nije ni zaposlenik ni volonter?

Može, ali porezni tretman ovisi o pravnom temelju isplate. Ako osoba sudjeluje u aktivnostima udruge temeljem članstva, isplata se temelji na statutu i odluci nadležnog tijela udruge. Za točnu JOPPD prijavu, pravila ovise o statusu osobe i vrsti naknade.

Moraju li volonteri potpisivati putni nalog?

Volonteri ne potpisuju klasični putni nalog jer nemaju radni odnos. Umjesto toga, potpisuju obračun troškova i potvrdu o volontiranju. Ključno je da postoji dokumentirani trag o putovanju, troškovima i isplati.

Što ako udruga nema zaposlenih — tko potpisuje dokumente?

Predsjednik udruge ili osoba ovlaštena statutom. U udrugama bez zaposlenih, predsjednik preuzima ulogu ovlaštene osobe za odobravanje putnih troškova.

Vrijede li ista pravila za sportske klubove?

Sportski klubovi su udruge i primjenjuju se ista načela. Specifičnosti mogu postojati za profesionalne sportaše koji imaju ugovor o profesionalnom igranju — u tom slučaju se primjenjuju pravila za zaposlenike. Za ostale članove — volontere, delegate, trenere bez ugovora o radu — vrijede pravila opisana u ovom članku.

Koji zakon regulira putne troškove volontera?

Zakon o volonterstvu (NN 58/07, 22/13) propisuje pravo volontera na naknadu troškova nastalih volontiranjem, uključujući putne troškove, prijevoz, smještaj i prehranu. Organizator volontiranja dužan je te troškove nadoknaditi, pod uvjetom da je volontiranje formalizirano ugovorom ili potvrdom.

---

Članak objavljen u ožujku 2026. Temelji se na Zakonu o volonterstvu (NN 58/07, 22/13), Pravilniku o porezu na dohodak i iskustvu locco.hr tima s dokumentacijom putnih troškova neprofitnih organizacija. Za specifične porezne situacije uvijek konzultirajte svog računovođu ili poreznog savjetnika. Službeni propisi: Porezna uprava · Narodne novine.

Povezani članci: Dnevnice | Kako ispuniti putni nalog | Neoporezive naknade | Excel ili softver za putne naloge | AI putni nalozi