Proces odobrenja putnih naloga – kontrola bez kaosa

Dok tvrtka ima pet zaposlenika, odobrenja funkcioniraju jednostavno: direktor pogleda putni nalog, kimne glavom ili pošalje SMS “odobreno”. No kad tim naraste na 10, 15 ili 20 ljudi — taj sustav prestaje funkcionirati. Nalozi se gube u emailovima, nitko ne zna je li direktor odobrio ili samo pročitao poruku, a kad dođe porezni nadzor, nedostaje dokumentirani trag odobrenja.

Problem nije u ljudima, nego u procesu koji ne prati rast tvrtke.

Zašto verbalno odobrenje postaje problem

U razgovoru s računovođama i voditeljima administracije u hrvatskim tvrtkama, isti problemi se ponavljaju:

Nema traga — inspektor pita “tko je odobrio ovo putovanje?”, a odgovor je “mislim da je direktor rekao da može”
Odobrenja kasne — zaposlenik čeka odgovor na email tri dana, a putovanje je sutra
Stvari propadnu — nalog poslan na odobrenje u petak popodne, zaboravljen preko vikenda, zaposlenik putuje bez formalnog odobrenja
Nejasna odgovornost — kad odobrava samo jedna osoba, a ta osoba je na godišnjem, cijeli proces staje
Retroaktivna odobrenja — putni nalog formalno odobren nakon putovanja, što je jedna od najčešćih grešaka pri poreznom nadzoru

Sve ovo vodi istom zaključku: tvrtki treba definiran proces odobrenja s jasnim koracima, odgovornim osobama i dokumentiranim odlukama.

Što locco nudi: proces odobrenja u više koraka

locco omogućuje kreiranje procesa odobrenja — niza koraka kroz koje putni nalog mora proći prije nego postane važeći. Umjesto jednog emaila, nalog prolazi kroz definirane razine odobrenja, svaka s jasnim odobravateljem i zabilježenom odlukom.

Kako proces odobrenja funkcionira

Zaposlenik kreira putni nalog i podnosi ga na odobrenje
Aktivira se prvi korak — odobravatelj dobiva obavijest da ga čeka nalog
Odobravatelj donosi odluku:
- Odobri — nalog ide na sljedeći korak (ili se zatvara ako je zadnji)
- Odbij — nalog je odbijen, zaposlenik dobiva obavijest
- Zatraži izmjene — nalog se vraća zaposleniku na doradu
Ako su zatražene izmjene, zaposlenik ispravlja nalog i ponovo ga podnosi — kreira se nova verzija
Kad zadnji korak odobri, nalog je formalno odobren i spreman za daljnju obradu

Svaka odluka, komentar i vremenski žig trajno se bilježe u revizijskom tragu.

Odobrenje putnog naloga u loccu — gumbi Odobri, Odbij, Zatraži izmjene

Postavljanje procesa odobrenja — korak po korak

1. Kreirajte proces odobrenja

U postavkama tvrtke otvorite stranicu za procese odobrenja i kreirajte novi. Dajte mu opisno ime — primjerice “Standardno odobrenje putnog naloga” ili “Odobrenje za međunarodna putovanja”.

2. Dodajte korake odobrenja

Svaki korak definira tko odobrava u toj fazi. locco podržava četiri tipa odobravatelja:

Tip odobravatelja	Kako funkcionira	Primjer
Konkretna osoba	Uvijek ista osoba odobrava	Marija iz računovodstva
Nadređeni podnositelja	Automatski se određuje prema hijerarhiji zaposlenika	Ako Ana podnese nalog, odobrava njezin voditelj tima
Voditelj odjela	Voditelj odjela kojem zaposlenik pripada	Voditelj Prodaje za zaposlenike iz prodaje
Odjel	Bilo tko iz određenog odjela može odobriti	Bilo tko iz Računovodstva

Korake možete preslagati povlačenjem — redoslijed definira tko odobrava prvi, tko drugi i tako dalje.

3. Dodijelite proces tipu naloga

Svaki proces odobrenja može biti vezan uz određeni tip putnog dokumenta:

Putni nalog — za službena putovanja
Loko vožnja — za lokalne poslovne vožnje

Možete imati različite procese za različite tipove — primjerice, loko vožnje odobrava samo nadređeni u jednom koraku, dok putni nalozi zahtijevaju dva koraka.

4. Aktivirajte proces

Dok je proces neaktivan, možete ga slobodno uređivati. Kad ste zadovoljni postavkama, aktivirajte ga. Od tog trenutka svaki novi nalog tog tipa prolazi kroz definirane korake odobrenja.

Primjer: tvrtka Sigurnost d.o.o. s 15 zaposlenika

Pogledajmo kako ovo izgleda u praksi. Sigurnost d.o.o. ima dva odjela: Prodaju (8 ljudi) i Tehničku podršku (5 ljudi), plus direktoricu i voditeljicu računovodstva.

Njihov proces odobrenja za putne naloge

Korak 1 — Voditelj odjela Tip: Voditelj odjela podnositelja

Korak 2 — Računovodstvo Tip: Konkretna osoba (Ivana, voditeljica računovodstva)

Scenarij: Marko iz Prodaje se vratio sa sajma u Münchenu

Marko je bio na sajmu u Münchenu od 12. do 14. ožujka. Koristio je privatni automobil. Po povratku kreira putni nalog u loccu:

Marko unese detalje putovanja:
- Odredište: München, Njemačka
- Trajanje: 3 dana (12.–14. ožujka)
- Prijevoz: privatni automobil
- Troškovi: dnevnice + kilometraža + smještaj
Marko podnosi nalog na odobrenje
Korak 1 — Petra (voditeljica Prodaje) dobiva obavijest. Pregleda nalog i odobri.
Korak 2 — Ivana (računovodstvo) dobiva obavijest. Provjerava troškove, vidi da je sve u redu i odobri.
Nalog je odobren. Marko dobiva obavijest, a računovodstvo može pokrenuti isplatu.

Scenarij: Ivana traži izmjene

Recimo da je Marko krivo izračunao udaljenost. Ivana u koraku 2 odabere “Zatraži izmjene” uz obrazloženje da kilometraža nije točna.

Marko ispravlja nalog, čime se kreira nova verzija (v2), i ponovo podnosi. Ivana pregleda ispravljeni nalog i odobri. U revizijskom tragu jasno se vidi: v1 vraćena na doradu, v2 odobrena — s imenima i vremenskim žigovima.

Revizijski trag: svaka odluka dokumentirana

Svaki događaj u procesu odobrenja trajno se bilježi:

Događaj	Detalji
Proces pokrenut	Datum, verzija procesa, tko je podnio nalog
Korak aktiviran	Koji korak, tko je odobravatelj
Odluka donesena	Odobreno / Odbijeno / Zatražene izmjene, tko je odlučio
Ponovna predaja	Nova verzija, datum
Proces završen	Konačni status (odobreno ili odbijeno)

Kad dođe porezni nadzor, možete pokazati kompletnu povijest: tko je odobrio, kada, i s kojim komentarom. Nema više “mislim da je direktor rekao da može”.

Potpis odobravatelja na PDF-u

Odobrenje se ne zadržava samo u sustavu. Kad je nalog odobren, potpis odobravatelja automatski se ugrađuje u generirani PDF putnog naloga — isti dokument koji predajete računovodstvu ili inspektoru.

Verzioniranje procesa odobrenja

Procesi odobrenja imaju ugrađeno verzioniranje. Svaka promjena kreira novu verziju. Nalozi koji su pokrenuti pod starom verzijom nastavljaju sa starim pravilima — novi nalozi koriste novu verziju. To znači da možete sigurno mijenjati proces bez utjecaja na naloge koji su već u tijeku odobrenja.

Kada uvesti proces odobrenja?

Za tvrtke do 20 zaposlenika, odobrenje putem potpisa na putnom nalogu u pravilu je dovoljno. Formalizirani proces odobrenja postaje koristan kad tvrtka naraste:

Veličina tvrtke	Preporuka
20–50 zaposlenika	Dvokoračno odobrenje (nadređeni + računovodstvo)
50+ zaposlenika	Odobrenje u više koraka, prilagođeno organizacijskoj strukturi

Ključni signal da vam treba ovakav proces: kad odobrenja počnu kasniti ili propadati. Ako se putni nalozi odobravaju retroaktivno, ako nitko ne zna tko je što odobrio, ili ako jedan zaposlenik blokira cijeli proces jer je na godišnjem — vrijeme je za formalizirani proces.

Enterprise značajka

Proces odobrenja dostupan je na Enterprise planu. Za tvrtke kojima je ova funkcionalnost važna — tipično one s 20+ zaposlenika na službenim putovanjima — Enterprise plan uključuje i sve ostale napredne funkcije: SEPA isplate, automatski JOPPD, neograničen broj zaposlenika i prioritetnu podršku.

Za tvrtke na nižim planovima, odobrenje se i dalje može dokumentirati putem potpisa na PDF-u. Proces odobrenja dodaje automatizaciju, obavijesti i revizijski trag — ali temeljni proces kreiranja putnog naloga funkcionira na svim planovima.

Često postavljana pitanja

Što se događa ako odobravatelj nije dostupan?

Ako koristite tip “Odjel”, bilo tko iz tog odjela može odobriti — što smanjuje rizik od zastoja. Za tip “Konkretna osoba” ili “Nadređeni podnositelja”, nalog čeka dok ta osoba ne donese odluku. Preporučamo barem jedan korak s tipom “Odjel” kako bi proces bio otporan na odsutnosti.

Mogu li imati različite procese odobrenja za putne naloge i loko vožnje?

Da. Svaki proces može biti vezan uz određeni tip dokumenta. U praksi, mnoge tvrtke koriste jednokoračno odobrenje za loko vožnje (samo nadređeni), a dvokoračno za putne naloge (nadređeni + računovodstvo).

Što ako zaposlenik podnese nalog, a proces odobrenja se u međuvremenu promijeni?

Nalog koji je već u procesu odobrenja nastavlja po pravilima verzije koja je bila aktivna u trenutku podnošenja. Promjene procesa utječu samo na buduće naloge.

Vidi li zaposlenik tko je odobrio i komentare?

Da. Zaposlenik može vidjeti kompletnu povijest odobrenja — svaki korak, odluku, komentar i vremenski žig. To je transparentno za sve sudionike u procesu.

Članak objavljen u veljači 2026. Proces odobrenja dostupan je na Enterprise planu. Za više informacija o planovima posjetite locco.hr.